桂林公路发展中心 全面提升档案数字化、规范化、科学化管理水平

来源:桂林公路发展中心  发布日期:2020-07-24 09:36  栏目:最新资讯   点击数:

近年来,桂林公路发展中心在自治区公路发展中心、桂林市档案局的指导下,大力加强档案管理工作,建立健全档案工作规章制度,加强各种门类载体文件材料收集整理。强化档案人才队伍的建设,积极开展档案工作人员培训教育,增强档案工作业务能力。加快传统载体档案数字化工作进程,推进数字档案室建设,促进档案管理工作科学化、规范化,提升档案工作服务中心大局的能力水平,为桂林公路各项工作开展提供有效服务。档案工作取得显著进步,在自治区公路发展中心的年终绩效考评中名列前茅,连续多年获得桂林市档案管理“优秀单位”称号。

一、采取的做法和措施

(一)健全规章制度,规范档案管理工作。

近年来,桂林公路发展中心注重加强档案管理制度建设,先后制定下发了桂林公路发展中心《文书档案管理办法》、《档案查(借)阅、复印程序》、《档案销毁工作程序》等有关规定,修订、编制了《广西壮族自治区桂林公路发展中心文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和《广西壮族自治区桂林公路发展中心机关文书档案范围及保管期限表》等多项管理制度,并将档案管理列入绩效考核工作内容。指导下属12个县级公路养护中心建立和完善相关档案管理制度,明确承担档案工作的机构,加强资料收集和保管,有效解决了实际操作过程中存在分工不明确、权责不清晰、范围不明了等问题,做到凡是应归档的文件、合同等重要材料(包括文件、照片、录音录像、实物等),定期向本单位档案部门移交。各单位每年度能够按时完成上一年度档案归档工作,归档文件材料真实、准确、系统,文件材料组件齐全、内容完整。并设法拓宽档案收集渠道,积极征集历史珍贵档案,妥善保存单位重要历史记录。注重加强机构改革过程中的档案移交、保存、管理工作,规范档案流向和处置,确保公路部门的重要档案不流失。保障了文书档案管理工作的顺利开展。

(二)加强档案基础设施建设,改善档案保管保护条件。

加大档案管理软件和硬件设施建设的资金投入,将档案设施建设资金列入部门预算,大力推进档案室标准化建设,使档案室的硬件建设符合科学管理和“九防”(防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染)要求,切实改善档案管理条件,更好地满足档案安全保管与公共服务的需要。目前,在桂林公路发展中心机关建有128平方米综合档案库房一间,2020年投入23.6万元新建99.5平方米综合档案库房一间,库房内配有空调、智能型恒湿消毒净化一体机、气体消防及火灾自动报警系统、杀虫药、温湿度显示器、防盗门等设施,各项安全措施落实到位,档案实体得到很好保护。各县级公路养护中心也都设置有专门的档案室,配备了档案柜以及防尘、防湿、防虫等相关设备,其中恭城、临桂中心分别投入资金14万余元,购置9-11组密集档案柜,配置27-35m²的独立档案室,并配有独立计算机、空调机、温湿度计、消防器材、干燥剂、杀虫剂等必备设施设备,最大限度地为档案管理工作创造良好的保管条件。

(三)重视档案管理人才培养,强化档案队伍建设。

大力加强档案人才队伍建设,努力培养高素质的档案管理队伍。市中心机关设置了专职档案员1人,兼职档案员6人,各县中心也按要求选拔了文化素养高、沟通能力强、责任意识重的人员兼职从事档案管理工作。在平时工作中注重加强档案管理人员政治思想教育和职业道德教育,按最新的档案管理工作要求,组织参加各类档案管理业务培训,在每年的办公室业务培训中都安排有档案管理培训内容,并邀请桂林市档案局的专家结合公路部门实际有针对性地授课,如:档案管理系统的升级、操作和使用,档案收集、分类、整理、装订和归档,档案室的规范化建设等方面,档案管理人员的业务素质得到明显提升。

(四)加强数字化建设,提升档案管理工作成效。

为更好地保存历史资料,桂林公路发展中心加快推进档案数字化管理进程,并启用了GD2016档案管理系统,不断提升档案信息化、电子化管理水平。有效解决了纸质档案老化、返潮、发霉及反复翻阅、频繁使用造成的破损等问题,缩短了档案文件查阅时间,保障了原文的安全,提高了档案信息共享度、信息利用率和工作效率,为档案资料查阅提供了很大便利。2020年,以自治区档案局开展自治区级数字档案馆建设试点工作为契机,投入15万元在中心机关开展档案数字化建设,并将在今后继续加大这方面投入。对于县级公路养护中心则推行纸质档案与电子档案并重的管理,加快传统档案的数字化,全面提升公路部门档案管理工作成效。

(五)完善档案安全体系建设,确保档案安全管理。

桂林公路发展中心高度重视档案安全管理工作,建立健全安全保密管理制度。对下属的12个县级公路养护中心多渠道、多形式、经常性地开展档案安全宣传教育工作,使档案安全管理深入人心。严格按照档案室“九防”要求,组织档案管理和安全生产工作人员对本单位的档案库房进行安全检查,针对档案库房的防雨、防渗、防潮以及电线、室内灯具和灭火器等进行全面的检查,发现问题及时整改,消除安全隐患,做好档案安全保管工作。完善档案安全应急制度,制定应急预案,把档案室列入重点保护范围,加强汛期档案安全保管工作,确保档案受到危险时得到优先抢救和妥善处置。规范档案借阅流程和审批手续,确保档案在利用服务过程中不丢失、不损坏、不泄密。重视“互联网+”环境下档案的风险和信息安全,在档案数字化外包中严格遵守保密规定,全程进行有效监管,严防档案资源在传输、处理中泄密,做好档案资源备份防灾工作,确保档案安全。

     二、存在问题和困难

 (一)档案设施资金投入不足,档案保管基础设施不够完善。

  各单位虽然都设置了专门的档案室,但只有市中心机关的两个档案室规格较高、配置较全。除恭城、临桂外大部分县公路养护中心档案室硬件设施配置不够完善,没有完全按照“九防”标准采取相应措施,档案安全存在一定的安全隐患。

(二) 档案管理人员专业知识不足,与档案管理规范要求存在一定差距。

目前,除市中心机关配备了专职档案管理人员外,各县公路养护中心档案管理人员均为兼职。由于基层工作业务量大,繁琐冗杂,兼职档案人员在档案的收集、使用、管理方面投入精力不足,有些存在应付思想,在一定程度上影响了档案质量。同时,现有的档案管理人员基本没有接受过系统、专业培训,专业知识不足,导致一些档案门类收集不够齐全,保管期限划分不够准确,各类汇编材料未能及时增加和完善,与档案规范管理要求还有一定差距。

(三)档案电子化程度低,档案管理工作效率不够高。

由于经费限制,目前桂林公路发展中心只在市中心机关开展档案数字化建设,各县中心的档案保存以纸质为主,还没有电子档案,整理工作繁琐,重复劳动多,劳动强度大,文书档案容易老化和破损,在调阅、查询时有诸多不便,工作效率不够高。

    三、对策和建议

 (一)加大资金投入,加强档案基础设施建设。

    建议上级主管部门将档案设施建设列入部门预算,加大资金投入,大力推进档案室标准化建设。逐步改造和升级现有档案室,将其建成面积达标、设施完善、安全保密、服务便捷、节能环保,具备档案安全保管、档案利用服务、档案陈列展览等功能的新型档案室,使档案室的硬件建设符合科学管理和“九防”的要求,切实改善公路部门档案管理条件,更好地满足档案安全保管与公共服务的需要。

(二)重视档案管理人才培养,强化档案队伍建设。

建议上级主管部门加大对档案工作的培训力度,积极创造条件,组织公路部门的档案管理人员参加各类档案业务培训,全面加强档案管理新知识、新技术、新理念的学习。建议在下一步招聘中有计划地招聘一批档案管理专业的人才补充到基层公路系统,弥补基层档案人才的空缺,组织档案管理人员到先进单位参观学习,加强经验交流,增强对档案管理流程的熟悉程度,不断提高公路部门档案管理人员的业务水平,促进档案管理工作效率的提高。

(三)加快推进档案数字化建设,提升档案管理工作成效。

建议上级主管部门把档案信息化列入公路部门信息化建设整体规划,积极向上级争取资金、政策和技术支持,对重要程度高、保管期限长、利用频率高的传统载体档案,加快进行数字化加工。及时更新档案管理系统,增强实用性和可操作性,按照增量档案电子化要求,逐步提升电子档案管理水平,逐步实现档案信息化与业务信息化深度融合,全面提升公路部门档案的数字化、规范化、科学化管理水平。


上一篇: 桂林公路发展中心主任李飞林一行到龙胜公路养护中心G321线中修工程检查指导“迎国检”工作
下一篇: 桂林公路发展中心主任李飞林到阳朔检查指导古榕隧道提质改造工程施工工作
打印此文返回
公众
帐号
意见
反馈
返回
顶部